Golden Retriever Club Nederland GRCN - Golden Retriever Club Nederland GRCN
Verzend naar FacebookVerzend naar Google PlusVerzend naar Twitter

AVG illustratie

Privacywet en de GRCN

Door: Jenny de Bruin en Ad Heesbeen

Met ingang van 25 mei is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), oftewel de nieuwe privacywet, van kracht geworden. Ook de GRCN heeft daarmee te maken. De nieuwe wet verwacht van verenigingen actief om veel stappen te ondernemen: alles omtrent privacy uit te zoeken, te regelen en vast te leggen.

Voor onze vereniging betekent het dat we veilig moeten omgaan met de persoonsgegevens waarover wij beschikken. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft en houdt toezicht op de nieuwe privacywet en stelt forse boetes in het vooruitzicht wanneer de wet wordt overtreden.

Het bestuur heeft een professionele organisatie ingehuurd om ons te helpen zo eenvoudig mogelijk aan de AVG te kunnen voldoen. Het resultaat is een (online) programma, waarin we stap voor stap door alle vereisten van de nieuwe privacywet worden geloodst, met een AVG-verklaring aan het eind. Eerste secretaris, Jenny de Bruin, voert de regie over de vele stappen die de GRCN in dit arbeidsintensieve en tijdrovende traject moet zetten. Zij heeft alle processen bekeken en zal met alle commissies en alle vrijwilligers die over persoonsgegevens beschikken in gesprek gaan om iedereen zo goed mogelijk te informeren. Alle medewerkers, die als vrijwilliger actief zijn voor de GRCN, ontvangen een handleiding ter instructie. Ook dienen zij een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Onderstaand een beknopt overzicht van het proces:

Iedereen die lid is of wordt van de GRCN of geen lid is, maar inschrijft voor een door de GRCN georganiseerd evenement, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan GRCN verstrekt, geeft uitdrukkelijk toestemming om zijn/haar persoonsgegevens in lijn met de privacyverklaring te verwerken.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de GRCN.

2. In het kader van het lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens door de GRCN verwerkt:

a. voor- en achternaam;

b. adresgegevens, eventueel postadres;

c. telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer;

d. naam, geslacht, NHSB nummer, stamboomgegevens voorouders en nakomelingen van uw hond(en);

e. uitslagen van de hond(en) op shows, clubmatches, (veld)wedstrijden en jachthondenproeven, ter publicatie in ons clubblad en op onze website;

f. resultaten van gezondheidsonderzoeken van uw Goldens ter publicatie in ons clubblad en op onze website;

g. foto’s van u en/of uw hond(en) tijdens de deelname aan door de vereniging georganiseerde evenementen en activiteiten ter publicatie in ons clubblad en op onze website.

3. De GRCN verwerkt de in artikel 2 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie en/of het afhandelen van de van u verkregen informatie;

b. uw naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over activiteiten van de GRCN;

c. uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, inschrijfgeld voor onder andere shows, (veld)wedstrijden, jachthondenproeven en cursussen, te verwerken;

d. uw naam en telefoonnummer kunnen tot uiterlijk een jaar na beëindiging van uw lidmaatschap gebruikt worden om u te vragen naar uw ervaringen met de GRCN en u te informeren over de ontwikkelingen binnen de GRCN;

e. De GRCN gebruikt uw naam, adres en e-mailadres om u haar clubblad per post en berichten en nieuwsbrieven per e-mail toe te zenden.

4. De GRCN verwerkt de persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap en bewaart deze gegevens niet langer dan volgens de wettelijke bewaartermijnen toegestaan is. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd dan wel zodanig geanonimiseerd, dat de overblijvende gegevens niet langer kunnen worden herleid tot een persoon.

5. Ter bescherming van de persoonsgegevens is de GRCN passende, technische en organisatorische maatregelen aan het treffen. Indien de GRCN voor de verwerking van de persoonsgegevens gebruik maakt van de diensten van derden, zogenaamde bewerkers, sluit de GRCN als verantwoordelijke met de bewerkers een verwerkersovereenkomst af.

6. De GRCN verstrekt de navolgende persoonsgegevens aan derden:

a. Per 1 maart van elk kalenderjaar de NAW-gegevens van de leden van de GRCN aan de koepelorganisatie, waarbij de GRCN is aangesloten, te weten de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland te Amsterdam;

b. Zes keer per jaar de actuele lijst met leden, adverteerders en relaties van de GRCN aan de drukker van het Golden Nieuws, die zorgdraagt voor het drukken en verzenden van het clubblad aan de leden, adverteerders en relaties van de GRCN;

c. Er vindt een uitwisseling van persoonsgegevens plaats over de deelnemers van onder auspiciën van ORWEJA door GRCN georganiseerde jachthondenproeven en veldwedstrijden. Die gegevens worden door zowel ORWEJA als GRCN verwerkt.

7. Via het secretariaat van de GRCN kan een verzoek worden ingediend om uw persoonsgegevens in te zien, een afschrift te ontvangen, te wijzigen, af te schermen of te verwijderen. De GRCN zal dat verzoek in behandeling nemen en u, binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, hierover informeren.

Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met het secretariaat.

Indien u klachten heeft over de wijze waarop de GRCN uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de secretaris van het bestuur. Daar kunt u ook terecht met eventuele andere vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring.

8. Bij gegevensoverdracht gebruiken wij een veiligheidssysteem.

9. De privacyverklaring zal worden vastgesteld in 2018 en kan in de toekomst worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website van de GRCN bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig de privacyverklaring te bekijken.

Copyright © 2018 Golden Retriever Club Nederland GRCN. Designed by Hofste Consultancy