Kas Controle Commissie (KCC)
Aanwezig namens Bestuur: Wico en Hans
Aanwezig als KCC: Rosita Putters, Francine Jekel en Ben Jeursen
Samenvatting van het verslag van de KCC
De aansluitingen van de ledenadministratie ten behoeve van de penningmeester zijn onafhankelijk van de penningmeester opgesteld. Daarmee is een betrouwbare bron verkregen voor de juistheid van de geboekte contributiegeleden.
De portokosten voor Golden Nieuws zijn voor buitenlandse leden gezamenlijk geboekt met de contributie op de rekening voor contributiegeleden. Daarmee rekeninghoudend is bijna volledige aansluiting verkregen met de verantwoorden contributiegelden.
De correcties op debiteuren (vorderingen) over de jaren vóór 2018 dienen als afboekingvoorstel voorgelegd te worden aan het Bestuur.
De KCC heeft kennis genomen van de majeure inspanning en van de getroffen beheersmaatregelen rond de inning van contributiegeleden. Het exploitatieverlies van de JPC wordt verklaard uit de afgelaste WT in Vlissingen.
Vooruit ontvangen inschrijfgelden waren geboekt ten gunste van 2018 in plaats van 2019, dit is inmiddels gecorrigeerd.
Het aantal exemplaren van Golden Nieuws is groter dan het benodigd aantal volgens de ledenadministratie (gemiddeld meer dan 200 stuks te veel). Het debiteurensaldo per 31-12-2018 sluit nagenoeg aan met het volgens de ledenadministratie en de ontvangsten te verwachten saldo. Deze borging is voor de vereniging van grote betekenis.
Op diverse doelrekeningen staan gelden die ná het exploitatiejaar uitsluitend ter beschikking van het Bestuur moeten staan.
De juistheid van de banksaldi heeft de KCC kunnen vaststellen.
Advies aan het Bestuur:
* Lever jaarlijks de aansluiting tussen de ledenadministratie en de financiële administratie op aan de KCC
* Laat de ledenadministratie jaarlijks tekenen (kan via mail) voor de opstelling zoals nu is opgeleverd
* Laat de redactiecommissie jaarlijks tekenen (kan via mail) voor de volledigheid van de verantwoorde gecontracteerde advertenties
* Splits op verschillende rekeningen in de financiële administratie de contributiegelden van de bijdrage aan portokosten van buitenlandse leden en van de bijdrage aan inschrijfgelden van nieuwe leden.
* Bepaal op welk moment de exploitatieoverschotten overgeboekt worden van de huidige doelrekeningen naar een te openen algemene betaalrekening van de GRCN. Over die rekening mag alleen de penningmeester beschikken.
* Laat commissies zoals de JPC en de EC weer een begroting en een exploitatieoverzicht opstellen en laat daarbij meenemen welke posten op de bankrekening op een ander jaar slaan (vooruit ontvangen / vooruit betaald).
* Stel aan het eind van het jaar de vooruit ontvangen post aan inschrijvingen en de vooruit betaalde post aan kosten vast en boek dit in de administratie (transitorische posten)
* Breng het aantal te drukken GN rechtevenredig in lijn met het aantal benodigde aantal en laat de bestuursverantwoordelijke hierover een bevestiging overleggen aan het Bestuur (inclusief break-even point qua contract kosten).
* Herstel de door de penningmeester uit te voeren toets op declaraties volgens de declaratie gedragscode.
* Stel de jaaropgave van de bank ter beschikking aan de KCC.
* Neem volledig afgeschreven (maar niet buiten gebruik gestelde) activa weer op in de balans.
* Stel de hardheid vast van het kleine verschil per 31-12-2018 in de debiteurenpost.
* In 2018 zijn positieve correcties op contributies en op advertentienota’s direct ten gunste van het kapitaal gebracht. Dit is feitelijk niet volgens de boekhoudregels en zeer ongebruikelijk. Het effect op het kapitaal is na verwerking van het resultaat over 2018 in feite nihil. De KCC stelt voor dit eenmalig te accepteren en in de toekomst boekingen op de kapitaal rekening uitsluitend te laten lopen via de verlies & winstrekening (exploitatierekening).
* Stel jaarlijks een staat op van geoorloofde onttrekkingen aan de bestemmings voorziening GOF.
* Stel een werkwijze op rond de huidige vergoeding voor DNA onderzoek en implementeer deze voor de financiële administratie en de leden.
*Neem in het overzicht over 2018 ook de vergelijkende cijfers op van 2017 in de balans (vereiste voor publicatie).
* De dalende trend in contributiegelden zet door. De KCC adviseert het Bestuur de budgetten hierop te laten aansluiten.
